一.说明

SAP的MM模块,除常见的库存采购订单外,还可以创建多种类型的非库存采购订单,其中有服务型采购订单(Purchase Order for Services)。它适用于外部服务的采购,例如文档翻译、电脑维护、向外部供应商租赁会议室等。

项目类别与科目分配类别

项目类别与科目分配类别相关配置参见《采购凭证的项目类别与科目分配类别》。对于服务类型的采购订单,抬头与库存采购订单相同,在项目部分,项目类别(Item Category)需设为“D”(服务)。而科目分配类别(Account Assignment Category)有多种,根据项目类别与科目分配类别组合的配置(后台配置路径“物料管理→采购→科目分配→定义项目类别/帐户分配类别的组合”,SM30维护视图V_163A),允许的组合如图 1所示。对于服务订单,不允许科目分配类别为空值(标准),而最常用的是 “K”(成本中心)。  服务采购订单创建完成,后续不是用T-CODE:MIGO、MB01等进行常规收货,而是采用T-CODE:ML81N维护具体的服务条目,并产生相应的会计凭证。

图 1 项目类别与科目分配类别组合概览

相比库存采购订单,服务订单会在项目明细中多出三个标签页,其中由科目分配类别设定不为空值(标准)而引发的“科目分配”标签页,由项目类别为“D”(服务)而引发的“服务”、“限制”两个标签页。

物料编号与服务条目

服务订单的物料可以输入物料编号,也可以是文本描述,如果是后者则需要输入物料组。服务订单自动给予物料固定的订单数量和计量单位,也就是1 AU。

每个项目下可以维护多个服务条目,在采购订单中维护的服务条目是计划的服务(Planned Service),而在ML81N补充的条目称为未计划服务(Unplanned Service),

在订单中可维护全部或部分服务条目,也可以不维护;后续可由ML81N复制和补充条目加以确认。如果允许ML81N补充条目,则需在订单中设置总体限制金额,在ML81N中补充的合计不允许超过此金额。

除总体限制金额外,还可以设定期望值金额,它与订单中的服务总价进行合计,复制到物料的条件类型PBXX中。

服务条目可以是文本描述,为更加规范可以引用带有编号的服务主数据,使用主数据有以下优点:规范化管理,便于查找、统计等工作;对长期固定化的采购可以维护服务价格记录。

帐户分配

服务订单需维护总帐科目,科目可以手工输入,也可以通过自动记帐配置自动带出,自动记帐配置需满足以下条件,相关配置参见《非库存采购的自动记帐》:

  • 对于文本描述的服务条目,会引用项目中的物料组,如果物料组绑定评估类并有自动记帐配置,则能自动带出科目;
  • 对于带编号的服务主数据,内含评估类的条目,利用自动记帐配置可以带出相应的总帐科目。

除总帐科目外,服务订单还需要设定成本中心,也就是费用记帐的业务部门,同时还需要有总帐科目相同的初级成本要素。服务条目支持单个帐户分配,也支持多个帐户的分摊。

定价条件

服务订单对于价格有两个条件技术进行支撑,一个是服务条目的定价,另一个是物料层级:

  • 服务条目的定价称为服务方案(Schema for Services),由订单类型进行分配,后台路径“物料管理→外部服务管理→维护服务的条件<服务的变量计算方案>”(SM30维护视图V_T165A),常用的条件类型是PRS(总计价格),可用ML48等T-CODE维护定价记录,相关参见《维护服务条件记录_总计价格(PRS)》;
  • 物料层级的定价称为计算方案(Calculation Schema),服务方案的汇总金额+期望值金额,最终复制到物料的采购方案的条件类型PRXX(总价格)中,计算方案的确定,是由采购组织的方案组与供应商主数据的方案组共同确认,相关配置参见《采购计算方案的确定》。

采购申请及其它

有服务采购订单,同样也有前置的服务采购申请,申请也需将项目类别设为“D”(服务),的科目设置类别参考采购订单的设置。通常的业务模式是:各业务部门创建服务的采购申请,由专项部门负责创建采购订单并进行实施,最后环节是对提供服务的供应商进行结算。在创建申请和订单过程中,还会有对申请和订单进行审批的环节。

服务主数据维护参见《维护服务主数据》,ML81N服务确认参见《对服务采购订单的条目确认》。物料组定义参见《定义物料组(Material Group)》。

二.示例数据

栏目 R/O 数据

抬头

订单类别 R NB 标准采购订单
供应商 R T-K10001 大风华科贸有限公司
采购组织 R C100 枫竹北京后勤采购组织
采购组 R PG9 费用采购组
公司代码 R C100 枫竹丹青北京有限责任公司

项目

科目设置类别(Account Assignment Category) O K 成本中心
项目类别(Item Category) O D 服务
短文本 R 笔记本电脑维护
物料组 R M99 费用
工厂 R C100枫竹北京后勤工厂

项目明细_服务标签页

服务编号 O 3000010
数量/单位 R 1 PC
成本中心 R C100001 北京公司人事部

项目明细_限制标签页

总体限制 O 400.00 CNY
期望值 O 100.00 CNY
成本中心 R C100001 北京公司人事部

(R/O列:R必输;O选输。)

表1 示例数据

         示例数据是给公司的人事部(成本中心C100001)创建一张服务采购订单用于电脑维护,创建时已知一个维护项(服务编号3000010),后续还需要补充完善,对补充的部分设定总体限制金额400 CNY。由于期望值设为100 CNY,故在物料条目总价格PBXX为175 CNY(100 CNY + 75 CNY)。

编号3000010的主数据,评估类设为3200并进行了自动记帐配置,能够自动带出总帐科目66020800,科目是损益型,同时创建初级成本要素,相关参见《总帐科目(G/L Account)_一般科目》、《定义初级成本要素(Primary Cost Element)》。

三.操作

在前台输入ME21N进入,如图 2所示,订单类型选择“NB 标准采购订单”,输入供应商,在抬头的机构数据标签页中分别输入采购组织、采购组和公司代码。在维护项目数据时,首先在科目分配类别栏输入“K”(成本中心),在项目类别栏输入“D”(服务),然后按下回车键。

图 2 采购订单_抬头和科目类别、项目类别

在输入科目设置类别和项目类别后,维护界面如图 3、图 4所示,首先订单数据和订单单位自动变为非输入状态,在此可以输入物料或物料短文本,此例是输入短文本,由于没有物料编号,所以需强制输入物料组,另外还需输入收货工厂。

图 3 输入短文本

图 4 输入物料组和工厂

转至项目明细如图 5所示,与库存采购订单相比,服务采购多出了服务、限制、科目分配等三个标签页。在“服务”标签页可以维护多个服务条目,在此输入服务编号、数量和成本中心,当带有编号的服务主数据维护定价后,则自动会带出总价“75 CNY”,否则需要手工输入。当服务主数据进行了自动记帐配置,帐户所需的总帐科目和成本中心的条件已满足,则不会再次要求输入。在服务条目下部有一排按钮,可进行增减维护,其中还有查看明细、定价条件、帐户分配等专有功能按钮。

图 5 项目明细_服务标签页

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