一．组织级别
在SAP中，总账科目(G/L Account)主数据由两级视图数据组成：科目表级、公司代码级，如图 1 所示。每个总账科目隶属于一个科目表，在应用中需维护指定公司代码视图数据。
图 1 总账科目主数据结构图
总账科目的科目表视图数据较为简单，主要维护科目的编号及描述（支持多语言）、科目类型、设定科目组等。而公司代码视图主要维护科目的记账规则，包括维护界面设定和字段状态变式两大部分，一个科目在集团（相同科目表）下多个公司代码可以有不同的记账规则。
二．后台配置
能够成功维护总账科目主数据，在配置方面有许多前提条件，在组织机构上需完善科目表、公司代码的相关配置，如科目表和公司代码的定义及分配，公司代码的全局参数设置等，参见《维护公司代码的全局性参数(Global Parameters)》。
与总账科目主数据相关的配置主要有两项：科目组配置、字段状态变式配置。除此之外，还需要设定科目表的留存收益科目，此项不配置则科目主数据无法维护。
在总账科目的科目表级数据中，需指定科目组，根据科目组设定的字段状态不同，公司代码视图下的3个标签页的字段状态会随之改变。这样，可以减少在公司代码视图维护的差错率。
对于总账科目，字段状态变式的内涵就是记账规则，涉及到记账使用的上百个字段，在生成会计凭证时进行检查，如不符则报错。字段状态变式采用分组的管理方法，一个科目表下若干个公司代码可以使用一套或多套字段状态变式。
2.1 科目组的配置
科目组隶属于指定的科目表，一般科目表下设若干个科目组。科目组影响到科目的公司代码视图的字段维护状态（隐去、显示、可选、必输）。具体操作参见《定义科目组(复制法)》、《定义科目组(新建法)》。
每个科目组下有6个字段状态组如图 2 所示，每组下有若干个字段控制。其中“科目控制”、“账户管理”、“合资企业”等三组对应的是公司代码视图的“控制数据”标签页，如图 3 所示；“凭证输入”、“银行/财务明细账”、“利息计算”等三组对应的公司代码视图的“创建/银行/利息”标签页，如图 4 所示。
图 2 科目组下的6个字段状态组
图 3 FSS0总账科目公司代码视图“控制数据”标签页
图 4 FSS0总账科目公司代码视图“创建/银行/利息”标签页
2.2 字段状态变式的配置
在SAP ERP中，有许多配置都是维护字段状态，这里专指总账科目下的字段状态变式。字段状态变式在系统中是独立存在，需分配给公司代码使用，集团下多个公司可以使用同一套变式，也可以分组使用不同的变式。此部分配置参见《定义字段状态变式(Field Status Variants)》、《给公司代码分配字段状态变式》。
字段状态变式的定义共四级，依次是：变式（Field Status Variants）→状态组（Status Group）→子组条目(SubGroup)→字段状态(Field Check)。其中变式条目是分配给公司代码的；字段状态组条目是用于科目主数据维护；后两级的条目是系统已定义好的，只是需要设定状态。
变式由于涉及到太多的状态组设定，如果无模板参照，可以先定义变式就分配给公司代码，而状态组根据业务需求逐步增加。
当变式分配给公司代码，科目在维护公司代码视图时，就可以应用此变式下的状态组。每个状态组下有10个子组条目，如图 5 所示，每组下有若干个字段状态（隐去、可选、必输三态）。
图 5 状态组下的子组条目
2.3 定义留存收益科目
在SAP系统中，科目表的留存收益科目（Retained Earnings Account）需要在维护总账科目主数据之前完成。这个科目是尚未建立，一般定为待分配利润科目。操作参见《定义留存收益科目(Retained Earnings Account)》。